Pubblicazione dei dati aziendali: obblighi ed adempimenti normativi.

Nel quotidiano svolgimento della nostra attività, tra le tante domande che più frequentemente ci vengono poste, quella relativa a quali dati aziendali pubblicare sul proprio sito web, è sicuramente quella più gettonata.

Premesso che Acquaweb ADV non si occupa di consulenza legale e che quindi tutto quello che regolarmente viene da noi consigliato ai nostri clienti è frutto di ricerche individuali che andrebbero di volta in volta approfondito con un esperto legale incaricato dall'azienda, possiamo qui di seguito segnalere alcuni riferimenti normativi grazie ai quali è possibile capire come comportarsi in tema di esposizione dei dati aziendali sul proprio sito web.

Sulla base delle diverse tipologie societarie (ditta individuale, società di persone,  società di capitali), gli obblighi normativi di pubblicazione dei dati aziendali sul proprio sito web variano di caso in caso e sono normati dai seguenti articoli di legge:

  • art. 2199 C.C. - Obbligatorietà di indicazione del registro d'iscrizione negli atti e nella corrispondenza;
  • art. 2250 C.C. - Dati obbligatori da pubblicare in atti, corrispondenza e spazi elettronici;
  • art. 35 DPR n.633/1972 comma 1 e Risoluzione n.60 del 16/05/2006 - Obbligo di indicazione della partita iva che così recita: "I soggetti che intraprendono l'esercizio di un'impresa, arte o professione nel territorio dello Stato, o vi istituiscono una stabile organizzazione, devono farne dichiarazione entro trenta giorni ad uno degli uffici locali dell'Agenzia delle entrate ovvero ad un ufficio provinciale dell'imposta sul valore aggiunto della medesima Agenzia; la dichiarazione e' redatta, a pena di nullita', su modelli conformi a quelli approvati con provvedimento del direttore dell'Agenzia delle entrate. L'ufficio attribuisce al contribuente un numero di partita I.V.A. che restera' invariato anche nelle ipotesi di variazioni di domicilio fiscale fino al momento della cessazione dell'attivita' e che deve essere indicato nelle dichiarazioni, nella home-page dell'eventuale sito web e in ogni altro documento ove richiesto."

In particolar modo, sulla base di quest'ultimo articolo, dall'anno 2001, i soggetti titolari di partita iva, qualora in possesso di un sito web, sono tenuti a indicarene con chiarezza il numero sulla home-page.

In realtà, gli adempimenti di natura civilista, sono ancora più stringenti di quelli di natura tributaria su citati e prevedono per le società per azioni (Spa), in accomandata semplice per azioni (Sapa) e a responsabilità limitata (Srl), in possesso di un sito web, l'obbligo di pubblicare le seguenti informazioni:

  • sede della società;
  • ufficio del registro delle imprese presso il quale la Società è iscritta e il relativo numero di iscrizione;
  • capitale sociale versato;
  • (eventuale) dopo lo scioglimento, indicazione che la Società è in liquidazione;
  • (eventuale; solo per Spa e Srl a socio unico) indicazione la Società ha un unico socio.

In definitiva per ciò che concerne la pubblicazione obbligatoria dei dati aziendali, è consigliabile realizzare una pagina chiara e ben raggiungibile dall'utente, nel quale vengono riportate tutte le informazioni richieste. Per ciò che invece concere la partita iva, il posizionamento migliore è sicuramente sul footer della home-page e su tutte le pagine del sito web.

Se invece, col proprio sito web, si effettua anche la vendita online (e-commerce) come bisogna comportarsi?

Al fine di tutelare gli interessi dell'utente finale che effettua acquisti online tramite il sito della società, è opportuno riportare informazioni aggiuntive che riguardino non soltanto i dati societari ma anche le modalità di utilizzo e vendita del sito stesso.

A tal proposito, è il D.Lgs n.70/2003 a regolare in maniera precisa e puntuale quali informazioni vanno inserite e fatte visualizzare su un'apposita sezione del sito. Queste sono:

  • Prezzi e tariffe: vanno obbligatoriamente indicati, in modo chiaro e trasparente, i prezzi e le tariffe applicate per la vendita di beni o servizi. Deve essere indicato chiaramente se si tratta di prezzi Iva inclusa o esclusa e, se esistenti, altre imposte da pagare;
  • Spese di consegna: Le spese di consegna devono essere specificate con grande chiarezza e vanno scorporate, soprattutto nella pagina di riepilogo, e sempre prima che si perfezioni il pagamento, da tutti gli altri costi. Tutte le informazioni, relative ai costi di consegna della merce venduta, vanno spiegate con chiarezza.
  • Fasi del contratto: Deve essere fornita l’indicazione delle fasi con cui si arriverà alla conclusione del contratto e quindi alla vendita del prodotto o servizio, con le modalità di archiviazione del contratto e dei dati personali. In questo ambito è fondamentale che sia ben chiaro quali sono i mezzi a disposizione del cliente per controllare ed eventualmente correggere errori prima che l’ordine venga inoltrato;
  • Contatti: I contatti di cui l'utente può avvalersi per contattare il venditore. Questi devono essere validi e vanno riportati in particolar modo l'indirizzo di posta elettronica e la PEC.
  • Strumenti di composizione delle controversie: Indicazione precisa dell’organismo e del luogo (Foro competente) chiamato a dirimere eventuali controversie tra cliente e venditore nate a seguito di un acquisto.

Informativa sulla privacy

Con l'art. 13 del D.Lgs. n.196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) è stata introdotta l'obbligatorietà per i titolari di un sito web, di rendere pubblica in un'apposita sezione, facilemente e chiaramente raggiungibile, l'informativa sulla privacy dei dati personali. Oltre a tale obbligo, è opportuno inserire in tutti i form di contatto, presenti nel sito, anche una dicitura che invita con chiarezza l'utente a prendere visione e ad accettare, tramite un'apposita checkbox, l'informativa sulla privacy, prima di eseguire l'invio di una qualsiasi richiesta tramite form. E' altresì consigliabile, in qualsiasi form da compilare, inserire un link che rimanda alla pagina descrittiva della policy con una dicitura del tipo "visualizza la policy privacy".

Informativa sull'utilizzo dei cookies

Con la Direttiva UE n.136/2009, in seguito recepita dal provvedimento del Garante della Privacy n.229/2014, viene normata dal maggio 2015 l'obbligatorietà di inserimento di tutte informazioni relative ai cookies raccolti durante la navigazione del sito.

Conclusioni

Le informazioni qui su riportate, come detto, sono il frutto di autonome ricerce eseguite in agenzia e, non garantendo sulla loro correttezza e veridicità (si invita quindi chiunque ad approfondire l'argomento), non vogliono assolutamente essere esaustive di un argomento molto ampio e complesso che, caso per caso, va sottoposto e sviluppato da un legale specializzato, quando non da un ufficio legale appositamente strutturato.
Nelle nostre ricerche parecchi sono i siti che sono stati consultati e tra questi riportiamo, ringraziandoli, i due nei quali, con molta chiarezza e semplicità, vengono sviluppati gli argomenti in quest'articolo poi da noi ripresi:

Infine a questo link riportiamo una pagina tipo relativa alla pagina policy e privacy policy che Acquaweb ADV mette a disposizione dei propri clienti e-commerce, ancora non ben organizzati, ad ogni prima installazione.

link: www.marketplus.it/shopngo/pagina.php?p=policy

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